Proses Katalogisasi

Pembuatan dan penyelenggaraan katalog harus berpedoman pada ketentuan yang dapat memberi kemudahan pada pemakai. Tiap entri katalog terdiri atas :

1. Deskripsi biblografi berisi : Judul, keterangan edisi, keterangan khusus (untuk Bahan Non Buku misalnya skala peta, penomoran majalah), keterangan penerbitan, ciri fisik (kolasi), keterangan seri, catatan, berupa data yang dianggap penting dan ISBN
2. Tajuk atau heading berisi : Nama pengarang, judul,istilah (tajuk subjek), yang ditempatkan diatas deskripsi sebagai unsur yang menentukan tempat atau urutan entri dalam katalog.
3.   Nomor panggil atau call number, biasanya terdiri atas : nomor kelas, 3 huruf pertama nama pengarang, dan 1 huruf pertama judul (dari kata pertama yang bukan kata sandang) untuk perpustakaan yang memakai sistem penempatan relatif.

Macam-macam Katalog

Bentuk katalog yang dikenal ada 5 macam, yaitu:

1.   katalog berbentuk kartu (card catalog) yang berukuran 7,5 x 12,5 cm.
2. katalog berbentuk lembaran-lembaran lepas (Sheaf catalog) yang kemudian dibendel menjadi satu setelah disusun menurut sistem tertentu, contoh katalog perpustakaan Muslim Nasional.
3.   katalog berbentuk tercetak/katalog berbentuk buku (printed catalog).
4.     katalog dalam bentuk micro (microform catalog), yaitu catalog yng dibuat dalam bentuk mikro film yang hanya bisa di baca dengan micro reader (alat bantu untuk bentuk mikro).
5.   on-line computer catalog. Katalog yang data bibliografinya disimpan dalam otak (memory) komputer yang dibaca melalui layar video.

Katalogisasi/Katalog Deskriptif

Katalogisasi/katalog deskriptif, meliputi deskripsi bibliografi dan penentuan tajuk entri utama dan tajuk entri tambahan.

1. Deskripsi Bibliografi

Sebagaimana telah dijelaskan pengatalogan deskriptif meliputi kegiatan deskripsi bibliografi dan penentuan tajuk. Kegiatan deskripsi bibliografis adalah kegiatan mencatat data bahan pustaka mulai dari data judul, pengarang, tempat terbit, penerbit, dan deskripsi fisik bahan pustaka tersebut sampai ke nomor standar bahan pustaka. Pencatatan kegiatan tersebut disesuaikan dengan peraturan International Standard Bibliographic Description (ISBD) dan susunan entri katalog berdasarkan Anglo American Cataloguing Rules 2 Ed. rev. (AACR 2). 

Secara terinci deskripsi biblografi berisi :

1.     Judul
2.     keterangan edisi
3.     keterangan khusus, untuk Bahan Non Buku misalnya skala peta, penomoran  majalah
4.     tempat terbit, penerbit, tahun terbit.
5.     jumlah jilid/halaman, keterangan, ilustrasi, ukuran, lampiran.
6.     keterangan seri
7.     catatan, berupa data yang dianggap penting.

2. Penentuan Tajuk Entri Utama Dan Tajuk Entri Tambahan

Setelah koleksi dideskripsikan, kegiatan selanjutnya adalah menggandakan katalog tersebut sesuai dengan kebutuhan. Dalam penentuan titik akses tersebut dikenal adanya istilah tajuk entri utama dan tajuk entri tambahan. Tajuk menurut istilah perpustakaan memiliki arti sebagai induk karangan yang bisa terdiri dari nama pengarang perseorangan, nama lembaga, atau nama pertemuan seperti seminar, lokakarya, simposium dan sejenisnya. Tajuk berfungsi sebagai titik pendekatan utama dalam pembuatan katalog yang berkaitan dengan tanggung jawab kepengarangan dokumen atau bahan pustaka, selain itu tajuk juga berfungsi sebagai titik akses dalam penemuan kembali dokumen atau bahan pustaka.

Secara umum kita mengenal 3 jenis katalog yaitu katalog pengarang, katalog judul, dan katalog subjek. Ketiganya merupakan titik akses untuk menemukan dukomen (bahan pustaka) yang ada di perpustakaan, artinya pengunjung perpustakaan dapat mengetahui koleksi yang dimiliki perpustakaan melalui tiga pendekatan yaitu :

1.     Pendekatan pengarang (penanggung jawab isi karangan)
2.     Pendekatan judul (judul buku atau dokumen) dan

iii.      Pendekatan subjek (subjek adalah cakupan bidang ilmu yang menjadi topik bahasan sebuah buku).

Katalogisasi Subyek

Katalogisasi Subyek meliputi klasifikasi dan penentuan tajuk subyek

1. Klasifikasi
2. Pengertian Klasifikasi

Salah satu proses vital dalam Organisasi Informasi di perpustakaan yang ideal adalah kegiatan klasifikasi yaitu pemilahan atau pengelompokan materi perpustakaan (dokumen). Kegiatan klasifikasi ini bertujuan untuk mengelompokkan dokumen yang ada menjadi berbagai kelompok sesuai dengan subyek / tema, judul, penulis, dan parameter-parameter lainnya yang akan memudahkan penempatan dokumen tersebut pada jajaran koleksi, serta yang lebih penting lagi adalah untuk memudahkan proses temu kembali (retrieval) ketika buku-buku tersebut dibutuhkan.

Secara harfiah arti klasifikasi adalah penggolongan atau pengelompokkan. Ada beberapa pengertian mengenai klasifikasi, menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia klasifikasi adalah penyusunan bersistem dalam kelompok atau golongan menurut kaidah atau standar yang ditetapkan. Menurut Sulistyo Basuki, Klasifikasi adalah proses pengelompokan/pengumpulan benda atau entitas yang sama, serta memisahkan benda atas entitas yang tidak sama.

Pada dasarnya di perpustakaan dikenal ada 2 (dua) jenis kegiatan klasifikasi:

1. Klasifikasi Fundamental (Fundamental Classification) yaitu klasifikasi bahan pustaka berdasarkan subjek/isi buku, sebab pada dasarnya pemakai perpustakaan lebih banyak mencari informasi tentang subjek tertentu.
2.   Klasifikasi Artifisial (Artificial Classification) yaitu klasifikasi bahan pustaka berdasarkan ciri-ciri yang ada pada bahan pustaka. Misalnya klasifikasi berdasarkan warna, ukuran dsb.

Beberapa jenis bagan klasifikasi yang terkenal :

1. Dewey Decimal Classification (DDC), oleh Melvil Dewey (1875)
2. Colon Classifications (CC) oleh S.R Ranganathan (1933)
3. Universal Decimal Classifications (UDC), oleh Paul Otlet (1905)
4.  A Bibliographic Classifications oleh H.E. Bliss (1935)
5.  Library of Congress Classifications, (1899)
6. Subject Classifications, J.D Brown (1906)
7. Readers International Classifications (1961) 

Untuk mengetahui subjek suatu bahan pustaka/dokumen dilakukan dengan analisis subjek meneliti, mengkaji dan menyimpulkan isi yang dibahas dalam bahan pustaka.

Sumber dan cara analisis subyek mengikuti langkah-langkah “pra analisis” sebagai berikut :

1)  Melalui judul buku, seringkali melalui judul saja suatu bahan pustaka sudah dapat ditentukan subjeknya, hal ini kebanyakan untuk buku-buku ilmiah.

2)  Melalui daftar isi, adakalanya dengan melihat daftar isi suatu bahan pustaka/dokumen sudah diketahui subjeknya.

3)  Melalui daftar bahan pustaka atau bibliografi yang digunakan oleh pengarang untuk menyusun karya tersebut.

4)  Dengan membaca kata pengantar atau pendahuluan dari bahan pustaka tersebut.

5)  Apabila langkah-langkah di atas masih belum dapat membantu hendaklah dengan membaca sebagian atau keseluruhan dari isi buku tersebut.

6) Menggunakan sumber lain seperti bibliografi, ensiklopedi, tinjauan buku dsb.

7) Seandainya cara terdahulu masih belum juga dapat membantu untuk menentukan subjek bahan pustaka, hendaknya menanyakan kepada para ahlinya dalam subjek tersebut.

Sepuluh kelas utama DDC

Pembagian 10 (sepuluh) kelas utama DDC adalah :

 000 – Karya Umum (Generalities)

100 – Filsafat (Philosophy and related disciplines)

200 – Agama (Religion)

300 – Ilmu-ilmu Sosial (Social Sciences)

400 – Bahasa (Language)

500 – Ilmu-ilmu Murni (Pure Sciences)

600 – Teknologi (Technology/Applied Sciences)

700 – Kesenian (The Arts)

800 – Kesusasteraan (Literature)

900 – Geografi dan Sejarah Umum (General Geography & History)

Setiap kelas utama dibagi lagi secara decimal menjadi 10 Sub kelas (Division), yaitu seperti:

300 – Ilmu-ilmu Sosial (Social Sciences)

310 – Statistik ( Statistic)

320 – Ilmu Politik (Political Sciences)

330 – Ekonomi (Economics)

340 – Hukum (Law)

350 – Administrasi Umum (Public Administration)

360 – Masalah Sosial dan Pelayanan (Social Problema & Services)

370 – Pendidikan (Education)

380 – Perdagangan, Komunikasi, Transportasi (Commerce, Communication and Transportation)

390 – Adat Istiadat, Etiket, Cerita Rakyat (Customs, Etiquette, Folklore)

Kemudian setiap Sub Kelas (Division) dibagi lagi menjadi 10 Seksi (Section)

Contoh : diambil Sub Kelas 370 Pendidikan (Education)

370 – Pendidikan (Education)

371 – Pendidikan secara umum (Generalities of Education)

372 – Pendidikan Dasar (Elementery Education)

373 – Pendidikan Menengah (Secondary Education)

374 – Pendidikan Dewasa (Adult Education)

375 – Kurikulum (Curriculums)

376 – Pendidikan Wanita (Education Of Women)

377 – Sekolah dan Agama (School and Religion)

378 – Pendidikan Tinggi (Higher Education)

379 – Pendidikan dan Negara (Education and The State)

Tiap-tiap seksi dibagi-bagi secara decimal, demikian seterusnya. Semakin khusus suatu subjek, semakin panjang notasinya, karena banyak angka yang ditambahkan pada notasi dasarnya. Dan pembagiannya berlangsung dari umum ke khusus.

Pada perpustakaan perguruan tinggi agama Islam, biasanya bagan DDC dilengkapi dengan DDC perluasan Islam untuk mengatasi keterbatasan DDC dalam mengklasifikasi subyek-subyek agama Islam. DDC perluasan/ versi Islam membagi subyek agama Islam ke dalam 10 kelas utama :

2X0 – Islam (umum)

2X1 – Al Quran dan ilmu terkait

2X2 – Hadis dan ilmu terkait

2X3 – Aqaid dan ilmu kalam

2X4 – Fikih

2X5 – Akhlak Tasawuf

2X6 – Sosial Budaya

2X7 – Filsafat dan perkembangannya

2X8 – Aliran dan Sekte

2X9 – Sejarah Islam dan modernisasi