Organisasi Informasi

Wiji Suwarno (2022) mengartikan organisasi informasi sebagai kegiatan mengelola, menyusun, mengolah, dan atau menata suatu data, ilmu pengetahuan, dan informasi lainnya sedemikan rupa sehingga mudah untuk ditemukan kembali, dapat dimengerti dan bermanfaat bagi penerima sebagai upaya pengembangan ilmu pengetahuan.

Organisasi informasi terdiri atas dua hal yang perlu diperhatikan. Pertama, informasi tercetak, pendekatannya adalah perpustakaan. Sebagaimana dipahami secara awam bahwa perpustakaan adalah tempat mengelola informasi yang berupa koleksi. Alat temu kembali yang digunakan adalah katalog, dan bibliografi. Pendekatan melalui katalog, memberikan keleluasaan kepada pemustaka untuk mengetahui sejauh mana koleksi yang dimiliki perpustakaan, kemudian memberikan kebebasan dalam mengaksesnya. Kedua, informasi noncetak/elektronik, atau dengan kata lain sumber informasi yang tidak tercetak. Pada informasi noncetak ini beberapa hal yang dilihat sebagai sumbernya, yaitu:

1. Sumber dari Database atau Pangkalan Data

Sumber database adalah berbagai sumber elektronik yang tersimpan dalam database atau pangkalan data server suatu institusi. Pada konteks organisasi informasi, akses terhadap sumber database ini terkait dengan manajemen database yang diterapkan, termasuk di dalamnya proses struktur dan rekamnya, bagaimana fieldnya, tidak ketinggalan pula menyangkut tentang software apa yang digunakan pada memanajemen database. Terkait dengan konteks sumber data dari database, ada beberapa unsur lain yang perlu diperhatikan adalah text database, bentuk penyajian informasi sehingga mudah ditelusur menggunakan layanan penelusuran online. Selain itu juga menyangkut substansi informasi yang berupa ilmu pengetahuan yang dikandung di dalamnya.

2. Sumber dari Internet/Intranet

Internet merupakan singkatan dari Interconnected Network. Jika diterjemahkan secara langsung berarti jaringan yang saling terhubung. Internet adalah gabungan jaringan komputer di seluruh dunia yang membentuk suatu sistem jaringan informasi global. Semua komputer yang terhubung ke internet dapat mengakses semua informasi yang terdapat di internet secara gratis. Internet dapat digunakan sebagai sarana pertukaran informasi dari satu komputer ke komputer lain tanpa dibatasi oleh jarak fisik kedua komputer tersebut. Peranan internet yang sangat penting adalah sebagai sumber data dan

informasi serta sebagai sarana pertukaran data dan informasi. Sumber internet dimaksudkan sebagai sumber informasi yang ditelusur melalui internet. Perpustakaan berperan sebagai lembaga yang mengorganisasikan informasi-informasi yang ada di perpustakaan dengan cara sedemikian rupa sehingga mudah untuk ditemukan kembali.

Dari sini dapat dirincikan, bahwa setidaknya perpustakaan memiliki peran dalam organisasi informasi sebagai:

1. lembaga penyimpanan/storage data (informasi)
2. lembaga mengolah dan mengorganisasikan informasi
3. lembaga penyebaran informasi

 Maka fungsi dari organisasi informasi ini adalah: 

1. Menjadi alat bantu dalam pemilihan dokumen; 
2. Menjadi alat bantu dalam penataan dokumen; 
3. Menjadi alat bantu dalam penelusuran dokumen.

 Kegiatan Organisasi Informasi

Ronald Hagler, dalam buku The Bibliographic Record and Information Technology menyebutkan ada enam fungsi dari pengawasan bibliografi, yang kemudian dalam konteks ini digeneralisasikan sebagai kegiatan organisasi informasi:

1. Mengidentifikasi Keberadaan Suatu Informasi
2. Mengidentifikasi Informasi yang Dimuat dalam Suatu Karya
3. Mengumpulkan dan Menyusun Informasi Secara Sistematis
4. Membuat Daftar-Daftar Dokumen dan Karya-Karya Menurut Peraturan Standar.
5. Melengkapi Daftar-Daftar Dokumen dengan Titik Akses Lain yang Berguna.
6. Menyediakan Sarana Untuk Mengetahui Lokasi Dokumen Di Koleksi Lembaga-Lembaga Pengelola Informasi, dan Mendapatkan Dokumen Tersebut